Come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook

Ecco le istruzioni per accedere a una casella di posta condivisa utilizzando un client Outlook per la tua organizzazione. Ciò includerà istruzioni per Mac, Windows, Web.

Che cos'è una casella di posta condivisa e perché dovrei utilizzarla?

Una casella di posta condivisa è semplicemente una casella di posta condivisa; è un indirizzo email condiviso e a cui gli utenti possono accedere con i propri client desktop o web Outlook. In questo modo, quando si risponde a un'e-mail inviata alla casella di posta condivisa, sarà dall'indirizzo condiviso e non dall'account individuale.

Le caselle di posta condivise presentano molti vantaggi, nel senso che possono fungere da casella di posta centrale per le e-mail inviate a un indirizzo, rendendo quindi molto più semplice la comunicazione all'interno delle organizzazioni. Possono essere impostati rispetto a ciascun reparto: risorse umane, supporto, finanza e IT.

A questo proposito, le normali caselle di posta possono essere temporaneamente convertite in caselle di posta condivise per risparmiare denaro sulla licenza. Le caselle di posta condivise vengono comunemente utilizzate anche per fungere da account di posta elettronica senza risposta o come applicazione di calendario del team condiviso all'interno del classico client Outlook.

Tuttavia, esistono alcune limitazioni alle caselle di posta condivise. Ogni casella di posta viene creata con 50 GB iniziali di spazio di archiviazione; un'ulteriore archiviazione oltre a quella richiede licenze aggiuntive. Pur supportando fino a 25 utenti che accedono a una casella di posta condivisa, troppi utenti attivi riducono le prestazioni.

Come aggiungere una casella di posta condivisa a Outlook su Windows

Prima di poter aggiungere una casella di posta condivisa a Outlook è necessario che l'autorizzazione sia concessa al tuo account dall'amministratore di Office 365. Dopo averlo fatto, la casella di posta condivisa apparirà automaticamente nel tuo account la prossima volta che apri Outlook.

In caso contrario, puoi aggiungerlo tu stesso in questo modo:

• In Outlook fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del tuo account, quindi fai clic su Aggiungi cartella condivisa o casella di posta.

• Nella finestra di dialogo Aggiungi cartella condivisa o casella di posta, digitare l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa, quindi fare clic su Aggiungi.

• Dopo qualche tempo, la casella di posta condivisa dovrebbe apparire sotto la tua casella di posta. Se ricevi un messaggio di errore relativo alle autorizzazioni, contatta l'amministratore di Office 365 per ottenere l'accesso appropriato.

Se non vedi la casella di posta condivisa, fai clic per espandere la cartella Condivisi con me. Questa è la vista predefinita inserita nel nuovo client Outlook. Sfortunatamente non c'è modo di rimuoverlo dalla cartella condivisa con me per farlo sembrare un account proprio come nel caso del classico client Outlook.

To send as, or on behalf of the shared mailbox Click New mail Then click the From drop-down and select the shared mailbox address Compose your email and click Send

Add a Shared Mailbox to Outlook Classic

Adding a Shared Mailbox to Classic Outlook

To add a shared mailbox to your Classic Outlook client do the following:

1. Open Outlook and open Account Settings: Open Classic Outlook and click on "File," then click on "Account Settings." Then, click on "Account Settings" again.

2. Highlight Your Work Account: In the window for Account Settings, highlight your work email, and click on "Change."

3. Click on the Advanced Tab Settings: Click on "More Settings" > "Advanced" > "Add."

4. Type Shared Mailbox Address: Type the address of the shared mailbox that you are trying to add, then click "OK."

5. Save Changes: Click "Apply" and "OK." This will save your changes.

6. Complete Setup: Select "Next" > "Finish" > "Close."

Troubleshooting: Grayed-Out "Add" Option

The "Add" option may be grayed out because you have more than one Exchange account set up within the same Outlook profile. To fix this:

1. Create a New Profile: Go to "File" > "Account Settings" > "Manage Profile."

2. Show Profiles: In the Mail Setup dialog, click "Show Profiles.".

3. Add New Profile: Click "Add" on the General tab and name the new profile. Then, hit "OK."

4. Set up New Account: Put in all the details of the shared mailbox account, including your name, email address, and password. Follow through with the items as guided on the screen.

5. Save Changes: Click "OK" to save the changes with the new profile.

6. Add Shared Mailbox: Now, use the newly created profile to add the shared mailbox by following the steps above.

Switching Profiles: To switch between profiles, go to "File" > "Account Settings" > "Change Profile." Outlook will need to be closed and reopened for this change to take effect.

How to Add a Shared Mailbox in Outlook for Mac

To add a shared mailbox in your Outlook client on a Mac, follow these easy steps:

1. Access Account Settings: From within Outlook, go to the Tools menu, then select Accounts.

2. Primary Account Selection: Choose the account that has access to the shared mailbox.

3. Delegation and Sharing: Open Delegation and Sharing from the Account Settings window.

4. Caselle di posta condivise: fare clic sulla scheda Condivisi con me dalla finestra aperta.

5. Aggiunta casella di posta condivisa: aggiungere eventuali nuove caselle di posta condivise o delegate utilizzando l'icona +.

6. Inserisci indirizzo e-mail: inserisci l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa, quindi selezionalo dai risultati della ricerca.

7. Aggiungi e verifica: fai clic su Aggiungi. Outlook controllerà le eventuali autorizzazioni richieste e quindi aggiungerà la casella di posta condivisa.

8. Fine: una volta completata l'aggiunta, fare clic su Fine.

La casella di posta condivisa aggiunta viene visualizzata come account indipendente nel tuo client Outlook. Sarebbe molto utile nella sua gestione e nell'accesso con il tuo account principale.

Aggiungi la casella di posta condivisa a Legacy Outlook per Mac

L'aggiunta di una casella di posta condivisa al legacy Outlook per Mac prevede i seguenti passaggi:

1. Strumenti e Account: apri Strumenti nel vecchio client Outlook e fai clic su Account.

2. Scheda Delegati: fare clic su Avanzate, quindi fare clic sulla scheda denominata Delegati.

3. Aggiungi casella di posta condivisa: seleziona il pulsante per aggiungere (+), inserisci il nome o l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa, quindi fai clic su di essa nell'elenco risultante.

4. Salva modifiche: fare clic su Aggiungi e quindi su OK per salvare le modifiche.

Come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook sul Web

Ecco i semplici passaggi per accedere a una casella di posta condivisa in Microsoft Outlook Online:

1. Accedi al tuo account Outlook tramite il Web.

2. Fai clic con il pulsante destro del mouse su "Cartelle" nel riquadro di navigazione a sinistra e seleziona "Aggiungi cartella condivisa o casella di posta".

3. Nella finestra di dialogo visualizzata, inserire l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa e fare clic su "Aggiungi". Ora verrà visualizzato nell'elenco delle cartelle.

Questo è tutto quello che c'è da sapere su come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook e, si spera, ti siamo stati di tutto l'aiuto possibile per aggiungere la tua casella di posta condivisa.