creare modelli di posta elettronica nella nuova app Outlook

Ti spiegherò come creare modelli di posta elettronica nella nuova applicazione Outlook

In questo post, ti mostreremo come creare modelli di posta elettronica nella nuova app Outlook per Windows 11. La creazione di modelli di posta elettronica o messaggi in Microsoft Outlook (classico) comportava la composizione manuale di un'e-mail, il suo salvataggio come file "Modello Outlook" e la riapertura di tale file ogni volta che si desiderava utilizzarlo. Tuttavia, il nuovo Outlook semplifica questo processo. Invece di salvare e individuare file di modelli esterni, puoi creare, accedere e modificare i modelli direttamente all'interno dell'app.

Come creare modelli di posta elettronica nella nuova applicazione Outlook

Come creare modelli nel nuovo Outlook?

La funzionalità My Templates nella nuova app Outlook ti consente di creare nuovi modelli di email e salvarli per un uso successivo quando vuoi con pochi clic. Questa barra laterale salva i modelli per un facile accesso durante la composizione di nuove email. Ciò ha reso molto più rapido e semplice l'inserimento di contenuti pre-scritti nelle email senza la seccatura di navigare tra i menu o gestire più file.

Crea modelli di posta elettronica nella nuova app Outlook

Per creare un modello di posta elettronica nella nuova app Outlook per Windows, segui questi passaggi:

Crea una nuova email
Crea il modello in “I miei modelli”
Salva il modello in “I miei modelli”

Diamo un'occhiata più in dettaglio.

Apri la nuova app Outlook e clicca sul pulsante Nuova mail nell'angolo in alto a sinistra.

Nella finestra del nuovo messaggio, scrivi l'email che vuoi usare come modello. Includi segnaposto dove necessario per il contenuto che cambierà a ogni utilizzo.

Quindi, fai clic sull'icona App nella barra delle azioni in alto.

Vedrai I miei modelli nell'elenco dei componenti aggiuntivi. Fai clic su I miei modelli.

Apparirà un pannello laterale. Vedrai alcuni modelli campione predefiniti forniti da Outlook. Per creare un nuovo modello personalizzato, fai clic sul pulsante + Modello.

You will see fields where you can enter a “Title” for the template and the content of the message. Copy and paste your message into the regular email window in the template editor. The template will retain all of your email formatting, so you won't need to do it again when you use it later. Next, enter a suitable title for the template and click the Save button.

Alternatively, you can create a new template by directly entering a "Title" for the template and the message content in the template editor. Simply fill in the required fields and click the "Save" button to save your template.

Notes:

The size limit for templates in the Outlook My Templates app is 32 kilobytes (KB). If the content exceeds this limit, you will receive an error and the template will not be saved.
The title of a template is limited to 32 characters, including spaces.
Content can include text, hyperlinks, and basic formatting (such as bold, italics, and bullets) along with images. However, advanced options such as tables or embedded media (videos, attachments) are not supported.
Templates are limited to the body content of the message only. You can't preset fields like To, Cc, Bcc, Subject or add attachments.

Use email templates in the new Outlook.

Once you've created the template, they'll appear in the My Templates sidebar for easy access. Here's how to use it: Start by clicking New Mail in Outlook. In the email composing window, click the Apps icon in the top action bar and select My Templates from the drop-down menu.

Next, in the My Templates sidebar, find the template you want to use and click it. The content will automatically be inserted into your email draft. Update the placeholders with the recipient-specific details, make any final edits, and then send your email as usual.

Edit or delete email templates in the new Outlook

To edit or delete email templates in the new Outlook, follow these steps: Start by clicking New Mail. In the email composing window, click the Apps icon in the top action bar and select My Templates. Hover over the desired template in the My Templates sidebar. You will see two icons on the right side.

Editing the template: Click the Edit icon next to the list of templates, make your changes, and click Save.
Deleting the template: Click the Delete icon. Be careful because you will not be asked for confirmation of deletion.

Read: The BestFree email template creation software and online tools.

My Templates is missing from Outlook mailbox

If you can't find the My Templates feature in your mailbox, try the following steps:

Make sure you're using the latest version of New Outlook. Updating may resolve the issue.
Click New Mail. From the top action bar, select Apps > Get Add-ins. In the Add-ins for Outlook window, find My Templates and click Add.
Conferma con l'amministratore IT della tua organizzazione che la funzionalità My Templates è abilitata nel backend. Guarda nella sezione Managed by administrator sotto My Add-ins (nella finestra Add-ins for Outlook) per verificare che My Templates sia stato aggiunto.

In breve, sebbene i modelli del nuovo Outlook siano stati progettati principalmente per messaggi brevi e di solo testo, a causa delle loro dimensioni e limitazioni funzionali, risultano comunque utili per inviare e-mail rapide, coerenti e pre-composte che facilitano una comunicazione di routine più efficiente.

Come creare modelli di posta elettronica nella nuova app Outlook