Voici les instructions pour accéder à une boîte aux lettres partagée à l'aide d'un client Outlook pour votre organisation. Cela comprendra des instructions pour Mac, Windows et Web.
Qu’est-ce qu’une boîte aux lettres partagée et pourquoi l’utiliser ?
Une boîte aux lettres partagée n'est qu'une boîte de réception partagée; il s'agit d'une adresse e-mail partagée et à laquelle les utilisateurs peuvent accéder avec leur ordinateur de bureau ou leurs clients Web Outlook. De cette façon, lorsque l'on répond à un e-mail envoyé à la boîte aux lettres partagée, ce sera depuis l'adresse partagée et non depuis le compte de l'individu.
Les boîtes aux lettres partagées présentent de nombreux avantages dans le sens où elles peuvent servir de boîte aux lettres centrale pour les e-mails envoyés à une seule adresse, facilitant ainsi grandement la communication au sein des organisations. Ils peuvent être mis en place au niveau de chaque département : RH, Support, Finance et Informatique.
À cet égard, les boîtes aux lettres ordinaires peuvent être temporairement converties en boîtes aux lettres partagées pour économiser de l'argent sur les licences. Les boîtes aux lettres partagées sont également couramment utilisées pour servir de comptes de messagerie sans réponse ou d'application de calendrier d'équipe partagée au sein du client Outlook classique.
Cependant, les boîtes aux lettres partagées présentent certaines limites. Chaque boîte aux lettres est créée avec un espace de stockage initial de 50Go; un stockage ultérieur au-delà de cela nécessite une licence supplémentaire. Tout en prenant en charge jusqu'à 25 utilisateurs se connectant à une boîte aux lettres partagée, un trop grand nombre d'utilisateurs actifs réduit les performances.
Comment ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook sous Windows
Avant de pouvoir ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook, votre administrateur Office 365 doit accorder une autorisation à votre compte. Une fois cela fait, la boîte aux lettres partagée apparaîtra automatiquement dans votre compte la prochaine fois que vous ouvrirez Outlook.
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez l'ajouter vous-même comme ceci:
• Dans Outlook, faites un clic droit sur le nom de votre compte puis cliquez sur Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres.
• Dans la boîte de dialogue Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres, saisissez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée, puis cliquez sur Ajouter.
• Après un certain temps, la boîte aux lettres partagée devrait apparaître sous votre boîte aux lettres. Si vous recevez un message d'erreur sur les autorisations, contactez votre administrateur Office 365 pour obtenir l'accès approprié.
Si vous ne voyez pas la boîte aux lettres partagée, cliquez pour développer le dossier Partagé avec moi. Il s'agit de la vue par défaut placée dans le nouveau client Outlook. Malheureusement, il n'existe aucun moyen de le supprimer du dossier partagé avec moi pour le faire ressembler à son propre compte comme c'est le cas avec le client Outlook classique.
To send as, or on behalf of the shared mailbox Click New mail Then click the From drop-down and select the shared mailbox address Compose your email and click Send
Add a Shared Mailbox to Outlook Classic
Adding a Shared Mailbox to Classic Outlook
To add a shared mailbox to your Classic Outlook client do the following:
1. Open Outlook and open Account Settings: Open Classic Outlook and click on "File," then click on "Account Settings." Then, click on "Account Settings" again.
2. Highlight Your Work Account: In the window for Account Settings, highlight your work email, and click on "Change."
3. Click on the Advanced Tab Settings: Click on "More Settings" > "Advanced" > "Add."
4. Type Shared Mailbox Address: Type the address of the shared mailbox that you are trying to add, then click "OK."
5. Save Changes: Click "Apply" and "OK." This will save your changes.
6. Complete Setup: Select "Next" > "Finish" > "Close."
Troubleshooting: Grayed-Out "Add" Option
The "Add" option may be grayed out because you have more than one Exchange account set up within the same Outlook profile. To fix this:
1. Create a New Profile: Go to "File" > "Account Settings" > "Manage Profile."
2. Show Profiles: In the Mail Setup dialog, click "Show Profiles.".
3. Add New Profile: Click "Add" on the General tab and name the new profile. Then, hit "OK."
4. Set up New Account: Put in all the details of the shared mailbox account, including your name, email address, and password. Follow through with the items as guided on the screen.
5. Save Changes: Click "OK" to save the changes with the new profile.
6. Add Shared Mailbox: Now, use the newly created profile to add the shared mailbox by following the steps above.
Switching Profiles: To switch between profiles, go to "File" > "Account Settings" > "Change Profile." Outlook will need to be closed and reopened for this change to take effect.
How to Add a Shared Mailbox in Outlook for Mac
To add a shared mailbox in your Outlook client on a Mac, follow these easy steps:
1. Access Account Settings: From within Outlook, go to the Tools menu, then select Accounts.
2. Primary Account Selection: Choose the account that has access to the shared mailbox.
3. Delegation and Sharing: Open Delegation and Sharing from the Account Settings window.
4. Boîtes aux lettres partagées: cliquez sur l'onglet Partagé avec moi dans la fenêtre ouverte.
5. Ajout de boîtes aux lettres partagées: ajoutez de nouvelles boîtes aux lettres partagées ou déléguées à l'aide de l'icône +.
6. Saisissez l'adresse e-mail: saisissez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée, puis sélectionnez-la dans les résultats de recherche.
7. Ajouter et vérifier: cliquez sur Ajouter. Outlook vérifiera toutes les autorisations requises, puis ajoutera la boîte aux lettres partagée.
8. Terminé: une fois l'ajout terminé, cliquez sur Terminé.
La boîte aux lettres partagée ajoutée s'affiche comme un compte indépendant dans votre client Outlook. Ce serait très utile dans sa gestion et son accès avec votre compte principal.
Ajouter une boîte aux lettres partagée à l'ancien Outlook pour Mac
L'ajout d'une boîte aux lettres partagée à l'ancien Outlook pour Mac implique les étapes suivantes:
1. Outils et comptes: ouvrez Outils dans l'ancien client Outlook et cliquez sur Comptes.
2. Onglet Délégués: Cliquez sur Avancé, puis cliquez sur l'onglet intitulé Délégués.
3. Ajouter une boîte aux lettres partagée : sélectionnez le bouton pour ajouter (+), saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée, puis cliquez dessus dans la liste résultante.
4. Enregistrez les modifications: cliquez sur Ajouter, puis sur OK pour enregistrer les modifications.
Comment ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le Web
Voici les étapes simples pour accéder à une boîte aux lettres partagée dans Microsoft Outlook Online :
1. Connectez-vous à votre compte Outlook via le Web.
2. Cliquez avec le bouton droit sur «Dossiers» dans le volet de navigation de gauche et sélectionnez «Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres».
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, saisissez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée et cliquez sur « Ajouter ». Maintenant, il apparaîtra dans votre liste de dossiers.
C'est tout ce qu'il y a à savoir sur Comment ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook, et j'espère que nous vous avons été d'une grande aide possible pour ajouter votre boîte aux lettres partagée.
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