Aquí están las instrucciones para acceder a un buzón compartido utilizando un Cliente Outlook para su organización. Esto incluirá instrucciones para Mac, Windows y Web.
¿Qué es un buzón compartido y por qué debería usarlo?
Un buzón compartido es sólo una bandeja de entrada compartida; es una dirección de correo electrónico que se comparte y a la que los usuarios pueden acceder con sus clientes web o de escritorio Outlook. De esta manera, cuando uno responda a un correo electrónico enviado al buzón compartido, será desde la dirección compartida y no desde la cuenta del individuo.
Los buzones de correo compartidos tienen muchas ventajas en el sentido de que pueden actuar como un buzón central para los correos electrónicos enviados a una dirección, lo que facilita mucho la comunicación dentro de las organizaciones. Se pueden configurar con respecto a cada departamento: RRHH, Soporte, Finanzas y TI.
En este sentido, los buzones de correo normales se pueden convertir temporalmente en buzones compartidos para ahorrar dinero en licencias. Los buzones de correo compartidos también se utilizan comúnmente para actuar como cuentas de correo electrónico sin respuesta o como una aplicación de calendario de equipo compartido dentro del cliente clásico Outlook.
Sin embargo, existen algunas limitaciones para los buzones de correo compartidos. Cada buzón se crea con 50 GB de almacenamiento iniciales; un mayor almacenamiento adicional requiere licencias adicionales. Si bien admite hasta 25 usuarios que inician sesión en un buzón compartido, demasiados usuarios activos reducen el rendimiento.
Cómo agregar un buzón compartido a Outlook en Windows
Antes de poder agregar un buzón compartido a Outlook, su administrador de Office 365 debe otorgar permiso a su cuenta. Después de haber hecho esto, el buzón compartido aparecerá en su cuenta automáticamente la próxima vez que abra Outlook.
Si no es así, puedes agregarlo tú mismo de esta manera:
• En Outlook, haga clic derecho en el nombre de su cuenta y luego haga clic en Agregar carpeta o buzón compartido.
• En el cuadro de diálogo Agregar carpeta o buzón compartido, escriba la dirección de correo electrónico del buzón compartido y luego haga clic en Agregar.
• Después de un tiempo, el buzón compartido debería aparecer debajo de su buzón. Si recibe un mensaje de error de permisos, comuníquese con su administrador de Office 365 para obtener el acceso adecuado.
Si no ve el buzón compartido, haga clic para expandir la carpeta Compartido conmigo. Esta es la vista predeterminada que se coloca en el nuevo cliente Outlook. Desafortunadamente, no hay forma de eliminarlo de la carpeta compartida conmigo para que parezca su propia cuenta, como es el caso del cliente clásico Outlook.
Para enviar como o en nombre del buzón de correo compartido Haga clic en Nuevo correo Luego haga clic en el menú desplegable De y seleccione la dirección del buzón de correo compartido Redacte su correo electrónico y haga clic en Enviar
Agregar un buzón compartido a Outlook Classic
Agregar un buzón compartido al Outlook clásico
Para agregar un buzón compartido a su cliente Classic Outlook, haga lo siguiente:
1. Abra Outlook y abra Configuración de cuenta: Abra Classic Outlook y haga clic en "Archivo", luego haga clic en "Configuración de cuenta". Luego, haga clic nuevamente en "Configuración de la cuenta".
2. Resalte su cuenta de trabajo: en la ventana de Configuración de la cuenta, resalte su correo electrónico de trabajo y haga clic en "Cambiar".
3. Haga clic en la pestaña Configuración avanzada: Haga clic en "Más configuraciones" > "Avanzadas" > "Agregar".
4. Escriba la dirección del buzón compartido: escriba la dirección del buzón compartido que está intentando agregar y luego haga clic en "Aceptar".
5. Guarde los cambios: haga clic en "Aplicar" y "Aceptar". Esto guardará sus cambios.
6. Complete la configuración: seleccione "Siguiente" > "Finalizar" > "Cerrar".
Solución de problemas: opción "Agregar" atenuada
La opción "Agregar" puede aparecer atenuada porque tiene más de una cuenta Exchange configurada dentro del mismo perfil Outlook. Para solucionar esto:
1. Cree un nuevo perfil: vaya a "Archivo" > "Configuración de cuenta" > "Administrar perfil".
2. Mostrar perfiles: en el cuadro de diálogo Configuración de correo, haga clic en "Mostrar perfiles".
3. Agregar nuevo perfil: haga clic en "Agregar" en la pestaña General y asigne un nombre al nuevo perfil. Luego, presiona "Aceptar".
4. Configure una nueva cuenta: ingrese todos los detalles de la cuenta del buzón compartido, incluido su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña. Siga con los elementos como se indica en la pantalla.
5. Guardar cambios: haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios con el nuevo perfil.
6. Agregar buzón compartido: ahora, use el perfil recién creado para agregar el buzón compartido siguiendo los pasos anteriores.
Cambio de perfiles: para cambiar entre perfiles, vaya a "Archivo" > "Configuración de cuenta" > "Cambiar perfil". Será necesario cerrar y reabrir Outlook para que este cambio entre en vigor.
Cómo agregar un buzón compartido en Outlook para Mac
Para agregar un buzón compartido en su cliente Outlook en una Mac, siga estos sencillos pasos:
1. Acceda a la configuración de la cuenta: desde Outlook, vaya al menú Herramientas y luego seleccione Cuentas.
2. Selección de cuenta principal: elija la cuenta que tiene acceso al buzón compartido.
3. Delegación y uso compartido: abra Delegación y uso compartido desde la ventana Configuración de la cuenta.
4. Buzones de correo compartidos: haga clic en la pestaña Compartido conmigo en la ventana abierta.
5. Adición de buzones de correo compartido: agregue nuevos buzones de correo compartidos o delegados usando el ícono +.
6. Ingrese la dirección de correo electrónico: ingrese la dirección de correo electrónico del buzón compartido y luego selecciónela en los resultados de la búsqueda.
7. Agregar y verificar: haga clic en Agregar. Outlook verificará los permisos necesarios y luego agregará el buzón compartido.
8. Listo: una vez completada la adición, haga clic en Listo.
El buzón compartido agregado se muestra como una cuenta independiente en su cliente Outlook. Sería de gran ayuda en su gestión y acceso con su cuenta principal.
Agregar buzón compartido a Legacy Outlook para Mac
Agregar un buzón compartido al Outlook heredado para Mac implica los siguientes pasos:
1. Herramientas y cuentas: abra Herramientas en el cliente Outlook anterior y haga clic en Cuentas.
2. Pestaña Delegados: Haga clic en Avanzado y luego haga clic en la pestaña denominada Delegados.
3. Agregar buzón compartido: seleccione el botón para agregar (+), ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico del buzón compartido y luego haga clic en él en la lista resultante.
4. Guarde los cambios: haga clic en Agregar y luego en Aceptar para guardar los cambios.
Cómo agregar un buzón compartido en Outlook en la Web
Estos son los sencillos pasos para acceder a un buzón compartido en Microsoft Outlook Online:
1. Inicie sesión en su cuenta Outlook a través de la Web.
2. Haga clic derecho en "Carpetas" en el panel de navegación izquierdo y seleccione "Agregar carpeta o buzón compartido".
3. En el cuadro de diálogo que se muestra, ingrese la dirección de correo electrónico del buzón compartido y haga clic en "Agregar". Ahora se mostrará en su lista de carpetas.
Eso es todo lo que necesita saber sobre Cómo agregar un buzón compartido en Outlook y, con suerte, le hemos sido de la mayor ayuda posible para agregar su buzón compartido.
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