So fügen Sie ein freigegebenes Postfach in Outlook hinzu

Hier finden Sie die Anweisungen zum Zugriff auf ein freigegebenes Postfach mithilfe eines Outlook-Clients für Ihre Organisation. Dazu gehören Anweisungen für Mac, Windows und das Web.

Was ist ein freigegebenes Postfach und warum sollte ich es verwenden?

Ein freigegebenes Postfach ist einfach ein freigegebener Posteingang; es handelt sich um eine gemeinsam genutzte E-Mail-Adresse, auf die Benutzer mit ihren Outlook-Desktop- oder Webclients zugreifen können. Wenn also jemand auf eine an das freigegebene Postfach gesendete E-Mail antwortet, erfolgt dies von der freigegebenen Adresse und nicht vom Konto des Einzelnen.

Gemeinsam genutzte Postfächer bieten viele Vorteile, da sie als zentrales Postfach für E-Mails dienen können, die an eine Adresse gesendet werden. Dadurch wird die Kommunikation innerhalb von Organisationen erheblich vereinfacht. Sie können für jede Abteilung eingerichtet werden: Personal, Support, Finanzen und IT.

In diesem Zusammenhang können normale Postfächer vorübergehend in freigegebene Postfächer umgewandelt werden, um Lizenzkosten zu sparen. Freigegebene Postfächer werden auch häufig als No-Reply-E-Mail-Konten oder als freigegebene Teamkalenderanwendung im klassischen Outlook-Client verwendet.

Es gibt jedoch einige Einschränkungen bei freigegebenen Postfächern. Jedes Postfach wird mit einem anfänglichen Speicherplatz von 50 GB erstellt. Für mehr Speicherplatz sind zusätzliche Lizenzen erforderlich. Obwohl bis zu 25 Benutzer bei einem freigegebenen Postfach angemeldet werden können, verringert sich die Leistung bei zu vielen aktiven Benutzern.

So fügen Sie Outlook unter Windows ein freigegebenes Postfach hinzu

Bevor Sie ein freigegebenes Postfach zu Outlook hinzufügen können, muss Ihr Office 365-Administrator Ihrem Konto die Berechtigung erteilen. Nachdem er dies getan hat, wird das freigegebene Postfach automatisch in Ihrem Konto angezeigt, wenn Sie Outlook das nächste Mal öffnen.

Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie es wie folgt selbst hinzufügen:

• Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres Kontos und klicken Sie dann auf „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“.

• Geben Sie im Dialogfeld „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“ die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.

• Nach einiger Zeit sollte das freigegebene Postfach unter Ihrem Postfach angezeigt werden. Wenn Sie eine Fehlermeldung bezüglich der Berechtigung erhalten, wenden Sie sich an Ihren Office 365-Administrator, um den entsprechenden Zugriff zu erhalten.

Wenn Sie das freigegebene Postfach nicht sehen, klicken Sie, um den Ordner „Mit mir geteilt“ zu erweitern. Dies ist die Standardansicht, die im neuen Outlook-Client platziert wird. Leider gibt es keine Möglichkeit, es aus dem Ordner „Mit mir geteilt“ zu entfernen, damit es wie ein eigenes Konto aussieht, wie dies beim klassischen Outlook-Client der Fall ist.

To send as, or on behalf of the shared mailbox Click New mail Then click the From drop-down and select the shared mailbox address Compose your email and click Send

Add a Shared Mailbox to Outlook Classic

Adding a Shared Mailbox to Classic Outlook

To add a shared mailbox to your Classic Outlook client do the following:

1. Open Outlook and open Account Settings: Open Classic Outlook and click on "File," then click on "Account Settings." Then, click on "Account Settings" again.

2. Highlight Your Work Account: In the window for Account Settings, highlight your work email, and click on "Change."

3. Click on the Advanced Tab Settings: Click on "More Settings" > "Advanced" > "Add."

4. Type Shared Mailbox Address: Type the address of the shared mailbox that you are trying to add, then click "OK."

5. Save Changes: Click "Apply" and "OK." This will save your changes.

6. Complete Setup: Select "Next" > "Finish" > "Close."

Troubleshooting: Grayed-Out "Add" Option

The "Add" option may be grayed out because you have more than one Exchange account set up within the same Outlook profile. To fix this:

1. Create a New Profile: Go to "File" > "Account Settings" > "Manage Profile."

2. Show Profiles: In the Mail Setup dialog, click "Show Profiles.".

3. Add New Profile: Click "Add" on the General tab and name the new profile. Then, hit "OK."

4. Set up New Account: Put in all the details of the shared mailbox account, including your name, email address, and password. Follow through with the items as guided on the screen.

5. Save Changes: Click "OK" to save the changes with the new profile.

6. Add Shared Mailbox: Now, use the newly created profile to add the shared mailbox by following the steps above.

Switching Profiles: To switch between profiles, go to "File" > "Account Settings" > "Change Profile." Outlook will need to be closed and reopened for this change to take effect.

How to Add a Shared Mailbox in Outlook for Mac

To add a shared mailbox in your Outlook client on a Mac, follow these easy steps:

1. Access Account Settings: From within Outlook, go to the Tools menu, then select Accounts.

2. Primary Account Selection: Choose the account that has access to the shared mailbox.

3. Delegation and Sharing: Open Delegation and Sharing from the Account Settings window.

4. Freigegebene Postfächer: Klicken Sie im geöffneten Fenster auf die Registerkarte „Mit mir geteilt“.

5. Hinzufügen freigegebener Postfächer: Fügen Sie mit dem Symbol „+“ neue freigegebene oder delegierte Postfächer hinzu.

6. E-Mail-Adresse eingeben: Geben Sie die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein und wählen Sie es dann aus den Suchergebnissen aus.

7. Hinzufügen und überprüfen: Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Outlook überprüft, ob alle erforderlichen Berechtigungen erforderlich sind, und fügt dann das freigegebene Postfach hinzu.

8. Fertig: Klicken Sie nach Abschluss des Hinzufügens auf „Fertig“.

Das hinzugefügte freigegebene Postfach wird in Ihrem Outlook-Client als unabhängiges Konto angezeigt. Es wäre sehr hilfreich bei der Verwaltung und dem Zugriff mit Ihrem primären Konto.

Freigegebenes Postfach zu Legacy Outlook für Mac hinzufügen

Das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zum alten Outlook für Mac umfasst die folgenden Schritte:

1. Tools und Konten: Öffnen Sie Tools im älteren Outlook-Client und klicken Sie auf Konten.

2. Registerkarte „Delegierte“: Klicken Sie auf „Erweitert“ und dann auf die Registerkarte mit der Bezeichnung „Delegierte“.

3. Freigegebenes Postfach hinzufügen: Wählen Sie die Schaltfläche zum Hinzufügen (+), geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein und klicken Sie dann in der angezeigten Liste darauf.

4. Änderungen speichern: Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und dann auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.

So fügen Sie ein freigegebenes Postfach in Outlook im Web hinzu

Hier sind die einfachen Schritte für den Zugriff auf ein freigegebenes Postfach in Microsoft Outlook Online:

1. Melden Sie sich über das Internet bei Ihrem Outlook-Konto an.

2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf „Ordner“ und wählen Sie „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“.

3. Geben Sie im angezeigten Dialogfeld die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Nun wird es in Ihrer Ordnerliste angezeigt.

Das ist alles, was Sie zum Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs in Outlook wissen müssen. Wir hoffen, dass wir Ihnen beim Hinzufügen Ihres freigegebenen Postfachs so gut wie möglich helfen konnten.