E-Mail-Vorlagen in der neuen Outlook-App erstellen

Ich werde Ihnen sagen, wie Sie E-Mail-Vorlagen in der neuen Outlook-Anwendung erstellen

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie E-Mail-Vorlagen in der neuen Outlook-App für Windows 11 erstellen. Das Erstellen von E-Mail- oder Nachrichtenvorlagen in Microsoft Outlook (klassisch) erforderte das manuelle Verfassen einer E-Mail, das Speichern als „Outlook-Vorlagendatei“ und das erneute Öffnen dieser Datei jedes Mal, wenn Sie sie verwenden wollten. Das neue Outlook vereinfacht diesen Vorgang jedoch. Anstatt externe Vorlagendateien zu speichern und zu suchen, können Sie Vorlagen direkt in der App erstellen, darauf zugreifen und sie ändern.

So erstellen Sie E-Mail-Vorlagen in der neuen Outlook-Anwendung

Wie erstelle ich Vorlagen im neuen Outlook?

Mit der Funktion „Meine Vorlagen“ in der neuen Outlook-App können Sie mit nur wenigen Klicks neue E-Mail-Vorlagen erstellen und diese für die spätere Verwendung speichern. Diese Seitenleiste speichert Vorlagen für den einfachen Zugriff beim Verfassen neuer E-Mails. Dadurch ist es viel schneller und einfacher geworden, vorgefertigte Inhalte in E-Mails einzufügen, ohne dass Sie mühsam durch Menüs navigieren oder mehrere Dateien verwalten müssen.

Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen in der neuen Outlook-App

Um eine E-Mail-Vorlage in der neuen Outlook-App für Windows zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Neue E-Mail erstellen
Erstellen Sie die Vorlage unter „Meine Vorlagen“
Speichern Sie die Vorlage unter „Meine Vorlagen“

Schauen wir es uns im Detail an.

Öffnen Sie die neue Outlook-App und klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“.

Verfassen Sie im neuen Nachrichtenfenster die E-Mail, die Sie als Vorlage verwenden möchten. Fügen Sie bei Bedarf Platzhalter für Inhalte ein, die sich bei jeder Verwendung ändern.

Klicken Sie anschließend auf das Apps-Symbol in der oberen Aktionsleiste.

In der Liste der Add-Ins wird „Meine Vorlagen“ angezeigt. Klicken Sie auf „Meine Vorlagen“.

Ein Seitenfenster wird angezeigt. Sie sehen einige von Outlook bereitgestellte Standardbeispielvorlagen. Um eine neue benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche + Vorlage.

You will see fields where you can enter a “Title” for the template and the content of the message. Copy and paste your message into the regular email window in the template editor. The template will retain all of your email formatting, so you won't need to do it again when you use it later. Next, enter a suitable title for the template and click the Save button.

Alternatively, you can create a new template by directly entering a "Title" for the template and the message content in the template editor. Simply fill in the required fields and click the "Save" button to save your template.

Notes:

The size limit for templates in the Outlook My Templates app is 32 kilobytes (KB). If the content exceeds this limit, you will receive an error and the template will not be saved.
The title of a template is limited to 32 characters, including spaces.
Content can include text, hyperlinks, and basic formatting (such as bold, italics, and bullets) along with images. However, advanced options such as tables or embedded media (videos, attachments) are not supported.
Templates are limited to the body content of the message only. You can't preset fields like To, Cc, Bcc, Subject or add attachments.

Use email templates in the new Outlook.

Once you've created the template, they'll appear in the My Templates sidebar for easy access. Here's how to use it: Start by clicking New Mail in Outlook. In the email composing window, click the Apps icon in the top action bar and select My Templates from the drop-down menu.

Next, in the My Templates sidebar, find the template you want to use and click it. The content will automatically be inserted into your email draft. Update the placeholders with the recipient-specific details, make any final edits, and then send your email as usual.

Edit or delete email templates in the new Outlook

To edit or delete email templates in the new Outlook, follow these steps: Start by clicking New Mail. In the email composing window, click the Apps icon in the top action bar and select My Templates. Hover over the desired template in the My Templates sidebar. You will see two icons on the right side.

Editing the template: Click the Edit icon next to the list of templates, make your changes, and click Save.
Deleting the template: Click the Delete icon. Be careful because you will not be asked for confirmation of deletion.

Read: The BestFree email template creation software and online tools.

My Templates is missing from Outlook mailbox

If you can't find the My Templates feature in your mailbox, try the following steps:

Make sure you're using the latest version of New Outlook. Updating may resolve the issue.
Click New Mail. From the top action bar, select Apps > Get Add-ins. In the Add-ins for Outlook window, find My Templates and click Add.
Bestätigen Sie mit dem IT-Administrator Ihres Unternehmens, dass die Funktion „Meine Vorlagen“ im Backend aktiviert ist. Sehen Sie im Abschnitt „Vom Administrator verwaltet“ unter „Meine Add-Ins“ (im Fenster „Add-Ins für Outlook“) nach, um zu überprüfen, ob „Meine Vorlagen“ hinzugefügt wurde.

Kurz gesagt: Obwohl die Vorlagen im neuen Outlook aufgrund ihrer Größe und funktionalen Einschränkungen in erster Linie für kurze Nur-Text-Nachrichten konzipiert sind, sind sie für Sie dennoch nützlich, um schnell konsistente und vorgefertigte E-Mails zu versenden, die eine effizientere Routinekommunikation ermöglichen.

So erstellen Sie E-Mail-Vorlagen in der neuen Outlook-App