Wie automatisiere ich E-Mails in Outlook mit Copilot?

Wir alle wissen, dass Copilot ein künstlicher Intelligenzassistent für Windows 11/10-Benutzer ist und Sie ihn zum Erledigen verschiedener Aufgaben verwenden können.

Microsoft hat Copilot auch in Microsoft 365-Anwendungen eingeführt, was bedeutet, dass Sie es in Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook usw. verwenden können. Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren, laden wir Sie ein, weiterzulesen, um weitere Informationen zu erhalten:

Wie automatisiere ich E-Mails in Outlook mit Copilot?

Müheloses Erstellen und Beantworten von E-Mails:

Intuitive Unterstützung beim Verfassen von E-Mails: Geben Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail einfach einen Schrägstrich („/“) in den Nachrichtentext ein. Dadurch wird das Copilot-Menü aktiviert und die Option „Mit Copilot verfassen“ angezeigt. Durch Auswahl dieser Option wird die unterstützte E-Mail-Erstellung gestartet. Copilot analysiert den Kontext und schlägt Inhalte vor, wodurch der Entwurfsprozess beschleunigt wird und gleichzeitig die Professionalität gewahrt bleibt.

Optimierte Antwortgenerierung: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, verwenden Sie die Funktion „Antworten“ oder „Allen antworten“. Copilot macht umgehend Vorschläge für die Erstellung einer gut strukturierten und professionellen Antwort. Alternativ können Sie eine präzise Eingabeaufforderung mit Ihren wichtigsten Punkten formulieren und Copilot verfeinert diese zu einer umfassenden Antwort.

Bewältigen Sie die Informationsüberflutung mit intelligenter Zusammenfassung:

Prägnante E-Mail-Zusammenfassungen: Bei E-Mails, die schnell verstanden werden müssen, suchen Sie beim Öffnen der Nachricht nach der Option „Zusammenfassung von Copilot“. Copilot generiert effizient eine prägnante Zusammenfassung und extrahiert die entscheidenden Details für Ihre sofortige Überprüfung. Diese Funktion erweist sich als von unschätzbarem Wert, wenn Sie ein großes E-Mail-Volumen verwalten, da Sie Prioritäten setzen und effektiv antworten können.

Verbessern Sie die Kommunikationsklarheit durch Coaching und Feedback:

Coaching für eine ausgefeilte Kommunikation: Nutzen Sie beim Verfassen Ihrer E-Mail die Funktion „Coaching by Copilot“. Dieses wertvolle Tool analysiert Ihre E-Mail und liefert aufschlussreiches Feedback zu:

Ton: Stellt sicher, dass Ihre Nachricht die entsprechende Professionalität und Höflichkeit vermittelt.

Klarheit: Identifiziert Bereiche, in denen Ihre E-Mail von einer präziseren Formulierung profitieren könnte.

Leserstimmung: Sagt voraus, wie der Empfänger den Ton Ihrer E-Mail wahrnehmen könnte.

Umsetzbare Verbesserungsvorschläge: Copilot geht über bloßes Feedback hinaus. Klicken Sie auf bestimmte E-Mail-Segmente, um die Verbesserungsvorschläge von Copilot anzuzeigen.

Sie können diese Vorschläge dann nahtlos kopieren und in Ihren E-Mail-Text einfügen, was zu einer ausgefeilteren und effektiveren Kommunikation führt.

Unterstützte Konten und umfassende Kompatibilität:

Nahtlose Integration: Copilot lässt sich nahtlos sowohl in Schul- oder Arbeitskonten als auch in persönliche Microsoft-Konten integrieren, die E-Mail-Adressen mit diesen Domänen verwenden: outlook.com, hotmail.com, live.com und msn.com.

Professionelle Kommunikation leicht gemacht:

Durch die Integration der Automatisierungsfunktionen von Copilot in Ihren Outlook-Workflow können Sie Folgendes erreichen:

Höhere Effizienz: Erstellen Sie E-Mails und Antworten deutlich schneller und haben Sie so mehr wertvolle Zeit für andere Prioritäten.

Verbesserte Professionalität: Liefern Sie gut strukturierte und wirkungsvolle Kommunikation, die sich positiv auf Sie und Ihr Unternehmen auswirkt.

Verbessertes Zeitmanagement: Sparen Sie wertvolle Zeit durch die optimierte E-Mail-Verarbeitung und konzentrieren Sie sich auf strategische Initiativen.

Klarere Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails Ihre beabsichtigte Botschaft klar, professionell und im angemessenen Ton vermitteln.

Nutzen Sie die Automatisierung für Ihren Erfolg:

Nutzen Sie die transformative Leistung von Microsoft Copilot in Ihrem Outlook-Erlebnis. Mit intelligenter Automatisierung, aufschlussreichem Coaching und Fokus auf professionelle Kommunikation können Sie Ihre E-Mail-Landschaft effizienter steuern und eine starke professionelle Präsenz aufbauen.

Weitere Überlegungen:

Passen Sie Copilot an Ihre Bedürfnisse an: Für noch mehr Kontrolle erfahren Sie, wie Sie die Vorschläge von Copilot durch die Bereitstellung spezifischer Eingabeaufforderungen oder Anweisungen anpassen können.

Über die E-Mail-Automatisierung hinaus: Auch wenn der Schwerpunkt hier auf E-Mails liegt, vergessen Sie nicht, dass sich das Potenzial von Copilot auch auf andere Microsoft-Produkte erstreckt und die Möglichkeit einer integrierten Automatisierung Ihres gesamten Arbeitsablaufs bietet.

Überprüfen und verfeinern: Denken Sie daran, dass die Vorschläge von Copilot nur ein Ausgangspunkt sind. Überprüfen und bearbeiten Sie den generierten Inhalt immer vor dem Senden, um sicherzustellen, dass er perfekt zu Ihrer Nachricht und Ihrem Ton passt.

Durch die Integration dieser Verbesserungen können Sie eine noch professionellere Anleitung zur Nutzung von Microsoft Copilot für die E-Mail-Automatisierung in Outlook bereitstellen.